Gazi Üniversitesi 2024-2028 Dönemi Stratejik Planı izleme çalışmaları kapsamında “6 Aylık İzleme Veri Toplama Süreci Bilgilendirme Toplantısı” düzenlendi. Toplantıda; Üniversitemiz 2024-2028 Dönemi Stratejik Planının izleme, değerlendirme, veri derleme ve işleme süreçleri hakkında bilgi verildi.

Çevrim içi yapılan toplantıya, stratejik planlama çalışmalarından sorumlu yönetici yardımcısı ve KVYS birim veri giriş sorumluları ile birim stratejik planlama ekibi üyeleri katıldı.

Toplantıda konuşan  Rektör Yardımcısı ve Strateji Geliştirme Kurulu Başkan Vekili Prof. Dr. Ramazan Bayındır, 2024 yılının Ocak ayı itibariyle uygulamaya konan Gazi Üniversitesi 2024-2028 Dönemi Stratejik Planının ilk altı aylık izleme sürecinin, performans göstergelerinin hesaplanması için KVYS’den birimlere yönelik veri toplanması ile başlatıldığını söyledi. Prof. Dr. Bayındır, konu ile ilgili resmi yazının birimlere ulaştırılarak sistemin veri girişine açıldığını belirtti.

Stratejik planımızın altı aylık periyotlarla izlenmesinin artık Üniversitemiz için yasal bir zorunluluğun ötesinde planımızın, kurumun gelişimine katkı sağlamasını desteklemek üzere sistematik olarak gerçekleştirdikleri bir çalışma olduğuna değinen Prof. Dr. Ramazan Bayındır, “Performans göstergesi ve hedeflerimizin düzenli aralıklarla izlenmesi, hedeflere ilişkin zamanında müdahalelerde bulunarak planın gerçekleşme oranlarının artırılması yönünde bizlere fırsat sunmaktadır. Bu kapsamda geçtiğimiz plan döneminde olduğu gibi bu plan döneminde de Strateji Geliştirme Kurulumuz, Kurumsal Veri Yönetim Koordinatörlüğümüz ile iş birliği içerisinde performans göstergelerine ilişkin sayısal verileri ilgili birimlerden KVYS aracılığı ile toplayarak gösterge ve hedef gerçekleşmelerini ve bunlara ilişkin değerlendirmeleri içeren İzleme Raporunu hazırlayacaktır” diye konuştu.

Önümüzdeki izleme sürecinin ilk basamağının birimlerden güvenilir ve doğru veriyi zamanında toplamak olduğunun altını çizen Prof. Dr. Bayındır, Üniversitemiz Stratejik Planında her bir hedefte tek bir harcama biriminin sorumlu birim olarak yer aldığını söyleyerek, performans göstergelerinin hayata geçirilmesi ve bunlara ilişkin veri temininde Üniversitemizin tüm birimlerinin bu sorumluluğu paylaştığını ifade etti.

Bu nedenle birimlerimizde veri toplama sürecinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi için birim yönetimlerinden bazı beklentileri olduğunu kaydeden Prof. Dr. Ramazan Bayındır, sözlerine şöyle devam etti: “Öncelikli olarak 2024-2028 Dönemi Stratejik Planı çalışmaları kapsamında birimlerde performans göstergelerine ilişkin ortak bir anlayış oluşturmak ve veri kaybını en aza indirmek üzere Strateji Geliştirme Kurulu tarafından ilgili birimlerle iş birliği içerisinde geliştirilen Performans Göstergesi Operasyonel Tanımları, KVYS’de sizlere yol gösterici olması için her bir performans göstergesine açıklama olarak eklenmiştir. Birimlerimizde veri girişi yapan ve girilen veriyi kontrol eden yönetici ve personelimizin bu tanımlamalara mutlaka dikkat etmesi veri güvenilirliği ve tutarlılığı açısından büyük önem taşımaktadır.”

Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır, göstergelere ilişkin veri girişi yapılırken birimlerimizin dikkat etmesi gereken diğer bir hususun ise göstergelere ilişkin başlangıç değerleri belirlenirken sisteme girilen sayısal değerlerin kontrol edilerek, verilerin tutarlılığının sağlanması olduğuna değindi.

Sisteme veri girişini KVYS’de tanımlı Birim Veri Görevlisi gerçekleştirecek olmakla birlikte sisteme girilen verilerin sorumluluğunun doğrudan birim yöneticilerine ait olduğuna vurgu yapan Prof. Dr. Bayındır, şunları dile getirdi: “Sisteme veri girişi 05 Temmuz 2024 tarihi itibariyle tamamlanacak ve sonraki aşamada birimlerden toplanan veriler Kurumsal Veri Yönetim Koordinatörlüğü ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığımız tarafından kontrol edilerek Stratejik Plan İzleme Tabloları hazırlanacaktır. Veri kontrolü aşamasında birimlerden girişi yapılan verilere ilişkin bir tutarsızlık tespit edilmesi durumunda ilgili birim yönetimi ile iletişime geçileceğinden birimlerde toplanan verilere ilişkin kanıtlar mutlaka Birim Yönetimlerinde arşivlenmelidir. Verilerin teyidi ile tamamlanan Stratejik Plan İzleme Tabloları, daha sonra Strateji Geliştirme Kurulumuz tarafından değerlendirilerek GÜ 2024-2028 Dönemi Stratejik Planı İzleme Raporunu hazırlayacak ve 16-19 Temmuz 2024 aralığında belirlenecek bir tarihte iç ve dış paydaşlarımızın katılımı ile gerçekleştirilecek toplantıda paylaşılacaktır.”

Prof. Dr. Ramazan Bayındır, stratejik plan izleme çalışmalarının en önemli aşaması olan veri toplama sürecinin birim yöneticilerimizin sahipliği ve koordinasyonunda yürütülmesinin büyük önem taşıdığını anlattı.

Rektör Yardımcımız Prof. Dr. Ramazan Bayındır’ın konuşmasının ardından Üniversitemiz Kurumsal Veri Yönetimi Koordinatörü Prof. Dr. Fatih Emre Boran, Kurumsal Veri Yönetim Sisteminde veri toplama amacıyla geliştirilen form hakkında bilgi verdi., soru cevap bölümünün ardından sona erdi.